Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Vorauszahlung ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.
Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall hat der Unternehmer eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck – auf Papier oder per Telefax – abzugeben (§ 18 Abs. 1 Satz 2 UStG), wenn eine elektronische Übermittlung für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine elektronische Übermittlung des amtlichen Datensatzes nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre oder wenn der Unternehmer nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen (§ 150 Abs. 8 AO).
Der Voranmeldungszeitraum des laufenden Kalenderjahres bestimmt sich i.d.R. nach der Steuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 und 2a UStG):
- Das Gesetz geht vom Kalendervierteljahr als Voranmeldungszeitraum aus.
- Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 € (ab 2025; vorher 7.500 €), ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Das gleiche gilt im laufenden und folgenden Kalenderjahr, wenn der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnimmt (Neugründung auch im Zusammenhang mit Umwandlungen, nicht aber bei Gesellschafterwechsel).
- Der Unternehmer kann an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen, wenn sich für das vorangegangene Kalenderjahr ein Überschuss zu seinen Gunsten von mehr als 9.000 € ergibt. In diesem Fall hat der Unternehmer bis zum 10. Februar des laufenden Kalenderjahres eine Voranmeldung für den ersten Kalendermonat abzugeben. Die Ausübung des Wahlrechts bindet den Unternehmer für dieses Kalenderjahr.
- Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 € (ab 2025, vorher 1.000 €), kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien. Eine Befreiung ist auch möglich, wenn und soweit in bestimmten Voranmeldungszeiträumen regelmäßig keine Umsatzsteuer entsteht (A 18.6 Abs. 1 Satz 1 UStAE).
Besteht demnach eine Verpflichtung, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen, hat dies durch den Unternehmer eigentlich bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums zu erfolgen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der StDÜV (ggf. verzichtet das Finanzamt auf eine elektronische Übermittlung) eine Verlängerung dieser Abgabefrist um jeweils ein Monat zu beantragen (§ 46 Satz 1 UStDV).
Bei verspätet abgegebenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen steht die Festsetzung eines Verspätungszuschlags nach § 152 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 AO im Ermessen. Zu würdigen sind insbesondere Dauer und Häufigkeit der Fristüberschreitungen sowie die Höhe der Steuer. Ein automationsgestützter „Zuschlagszähler“ ist als verwaltungsinternes Hilfsmittel zulässig, wenn die gesetzlichen Ermessenskriterien im Einzelfall berücksichtigt werden. Voranmeldungs- und Jahreserklärungsverfahren sind getrennt zu beurteilen; die zeitnahe Abgabe von Voranmeldungen kann einen eigenständigen Lenkungszweck rechtfertigen.[1]
Voranmeldungen und eine Steuererklärung haben auch die Unternehmer und juristischen Personen abzugeben, die ausschließlich Steuer für Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 5, § 13b Abs. 5 oder § 25b Abs. 2 UStG zu entrichten haben, sowie Fahrzeuglieferer (§ 2a UStG). Voranmeldungen sind nur für die Voranmeldungszeiträume abzugeben, in denen die Steuer für diese Umsätze zu erklären ist (§ 18 Abs. 4a UStG). Für Personen, die keine Unternehmer sind und Steuerbeträge nach § 6a Abs. 4 Satz 2 oder nach § 14c Abs. 2 UStG schulden, gilt Entsprechendes (§ 18 Abs. 4b UStG). Unternehmer, die die Durchschnittssätze nach § 24 UStG anwenden, haben insbesondere dann Voranmeldungen abzugeben und Vorauszahlungen zu entrichten, wenn Umsätze von Sägewerkserzeugnissen bewirkt werden, für die der Durchschnittssatz nach § 24 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG gilt, Umsätze ausgeführt werden, die zu einer Vorauszahlung oder einem Überschuss führen und für die wegen der Abgabe der Voranmeldungen keine besondere Ausnahmeregelung gilt, oder Steuerbeträge nach § 14c UStG geschuldet werden (A 18.6 Abs. 2 UStAE). Umsätze, die den Durchschnittssätzen nach § 24 UStG unterliegen und für die eine Steuer nicht zu entrichten ist, brauchen in den Voranmeldungen nicht aufgeführt werden.
Siehe Stichwort:
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