Verpflegungsleistungen

1. Rechtslage nach § 2 Abs. 3 UStG a.F. 

Die Verpflegungsleistungen in Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten durch die jPdöR stellen einen BgA dar, wenn die Merkmale des § 4 KStG, insbesondere die Gewichtigkeit der Umsätze (bis VZ 2021: 35.000 €; ab VZ 2022: 45.000 €), erfüllt sind.

Die Umsätze sind als Unternehmer i.S.d. § 2 Abs. 3 UStG a.F. steuerbar. Verpflegungsdienstleistungen gegenüber Kindern in Kindertageseinrichtungen, Studierenden sowie Schülern an den in § 4 Nr. 23 Buchst. c UStG genannten Einrichtungen sind steuerfrei, wenn sie durch eine Einrichtung des öffentlichen Rechts oder eine andere Einrichtung erbracht werden, die keine systematische Gewinnerzielung anstrebt.

Für Schulverpflegung ist vorrangig die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 23 Buchst. c UStG zu prüfen. Daneben kann § 4 Nr. 18 UStG nur eingreifen, wenn die Leistung eng mit der Sozialfürsorge oder der sozialen Sicherheit verbunden ist und von einer Einrichtung des öffentlichen Rechts oder einer anderen Einrichtung ohne systematische Gewinnerzielungsabsicht erbracht wird.

Die Verpflegung in Altenheimen oder Krankenhäusern rechnet zu den eng verbundenen Umsätzen der Einrichtungen, womit sich auch die Steuerbefreiungsvorschriften auf die Verpflegung von Alten bzw. Kranken erstreckt (§ 4 Nr. 14 und 16 UStG).

2. Rechtslage nach § 2b UStG

Verpflegungsleistungen in Schulen, Kindergärten und Kindertageseinrichtungen werden regelmäßig privatrechtlich und damit unternehmerisch erbracht. Sie sind nach § 4 Nr. 23 Buchst. c UStG steuerfrei, soweit sie gegenüber dem dort begünstigten Personenkreis durch eine Einrichtung des öffentlichen Rechts oder eine andere Einrichtung ohne systematische Gewinnerzielungsabsicht erbracht werden.

Das Bayerische Staatsministerium hat zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Schulverpflegung einen Vermerk mit einigen Beispielen veröffentlicht: ^[1]

Beispiel 1:

Ein Schulförderverein übernimmt die Essenszubereitung und -ausgabe. Zudem bietet der Verein den verpflegten Schülern Betreuung und Hausaufgabenhilfe.

Die Umsätze aus der Essensausgabe sind nach § 4 Nr. 23 Buchst. c UStG steuerfrei, wenn der Verein keine systematische Gewinnerzielung anstrebt und die Verpflegungsdienstleistungen gegenüber Schülern an einer der dort genannten Einrichtungen erbringt.

Beispiel 2:

Ein Schulförderverein übernimmt die Essenszubereitung und -ausgabe. Daneben werden keine weiteren Leistungen erbracht.

Die Verpflegungsleistungen sind steuerbar und steuerpflichtig, da der Verein allein mit der Bewirtung der Schüler diese nicht zur Erziehung, Ausbildung oder Fortbildung i.S.d. § 4 Nr. 23 UStG bei sich aufnimmt.

Beispiel 3:

Der Schulträger ist zur Verpflegung der Schüler verpflichtet. Die Leistungsbeziehungen bestehen zwischen dem Schulträger und den verpflegten Schülern. Der Schulförderverein übernimmt die Essensausgabe im Auftrag des Schulträgers.

Da die Beköstigung im Rahmen der Aufnahme der Jugendlichen zu den begünstigen Zwecken von der Bildungseinrichtung selbst erbracht wird, ist die Leistung steuerfrei. Der Schulförderverein erbringt keine entgeltlichen Leistungen und unterliegt damit keiner Umsatzsteuerpflicht.

Für Schulverpflegung ist vorrangig die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 23 Buchst. c UStG zu prüfen. Daneben kann § 4 Nr. 18 UStG nur eingreifen, wenn die Leistung eng mit der Sozialfürsorge oder der sozialen Sicherheit verbunden ist und von einer Einrichtung des öffentlichen Rechts oder einer anderen Einrichtung ohne systematische Gewinnerzielungsabsicht erbracht wird.

Ist eine Steuerbefreiung nicht möglich, unterliegen die Leistungen der Umsatzsteuer. Gleichzeitig besteht für den Unternehmer das Recht auf den Abzug der Vorsteuer aus den Leistungsbezügen (Lebensmittel 7%, Getränke regelmäßig 19%, Geschirr 19%, Mobiliar 19%). Die Lieferung der Schülerverpflegung durch Dritte (z.B. Caterer) unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7%, sofern sich der Vorgang ausschließlich auf die Abgabe von Lebensmitteln beschränkt.

Beispiel:

Die Essenszubereitung erfolgt durch einen Caterer, der das Essen in der Kantine/Mensa der Schule anliefert. Ein Schulförderverein/Schulträger übernimmt die Portionierung, Essensausgabe und spült schließlich das Geschirr. Die Schüler bestellen das Essen direkt bei dem Caterer. Umsatzsteuerliche Leistungsbeziehungen zwischen dem Caterer und dem Verein/Schulträger bestehen nicht.

Die Lieferungen der Essen durch den Caterer unterliegen dem ermäßigten Steuersatz. Der Schulförderverein/Schulträger erbringt keine entgeltlichen Leistungen und unterliegt damit keiner Umsatzsteuerpflicht.

Erbringt ein Dritter über eine reine Lebensmittellieferung hinaus weitere, qualitativ überwiegende Dienstleistungen im Rahmen einer organisatorischen Gesamtheit, liegt eine Restaurant- oder Verpflegungsdienstleistung vor. Seit 1.1.2026 unterliegt auch bei dieser Leistungsform der Speisenanteil dem ermäßigten Steuersatz von 7 %; Getränke bleiben mit 19 % steuerpflichtig. Dies gilt auch bei der Abgabe von Speisen an Schulen.

Beispiel:

Ein Caterer gibt Getränke und von ihm zubereitetes Essen in der Schulmensa aus. Er reinigt die Tische und Stühle der Schulmensa sowie das Geschirr. Die jährlichen Einnahmen (Umsatz) betragen 50.000 €.

Die Umsätze unterliegen als sonstige Leistungen dem Regelsteuersatz von 19 %. Der Caterer kann aus dem Erwerb der Lebensmittel, Getränke und dem Geschirr die in den Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

Erbringt ein gemeinnütziger Schulförderverein mit der Essensausgabe eine sonstige Leistung, kommt der ermäßigte Steuersatz von 7 % zur Anwendung, wenn die Leistung im Rahmen eines steuerbegünstigten Zweckbetriebs erbracht wird (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 UStG). Unterliegen die Leistungen des Schulfördervereins der Umsatzsteuer, kann die dem Schulförderverein für die bezogenen Eingangsleistungen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer uneingeschränkt als Vorsteuer abgezogen werden. Bis zu einem Umsatz von 45.000 € pro Jahr kann ein gemeinnütziger Schulförderverein gemäß § 23a UStG für seine Umsätze im Zweckbetrieb die Vorsteuer pauschal mit 7 % der (Netto-)Umsätze ansetzen. ^[2]

Die Verpflegung in Altenheimen oder Krankenhäusern gehört jeweils zu den eng verbundenen Umsätzen der Einrichtungen. Dementsprechend erstrecken sich auch die Steuerbefreiungsvorschriften auf die Verpflegung von Alten bzw. Kranken (§ 4 Nr. 14 und 16 UStG).