Nach § 14 UStG i.V.m. § 31 Abs. 1 UStDV ist jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird und die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten, als Rechnung anzusehen. In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten enthalten sein. Im Dokument, in dem das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden, sind alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die notwendigen Angaben ergeben (§ 31 Abs. 1 UStDV). Alle Dokumente sind vom Rechnungsaussteller oder – im Falle einer Gutschrift – vom Gutschriftsaussteller zu erstellen (A 14.5 Abs. 1 Satz 8 und 9 UStAE). Rechnungen brauchen nicht als solche bezeichnet zu werden.
Der Leistungsempfänger hat einen zivilrechtlichen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer, sofern er eine juristische Person oder ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen bezogen hat. Damit wird eine aus § 242 BGB abgeleitete zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zu Grunde liegenden Schuldverhältnis erfüllt.
Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder grundsätzlich als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format (z. B. als PDF-Datei) oder auf Papier übermittelt wird. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit ohnehin keine Verpflichtung besteht (§ 14 Abs. 1 UStG).
Seit 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer strukturierte E-Rechnungen empfangen können; eine einfache PDF-Datei ist nur eine sonstige Rechnung. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden; bis 31.12.2027 gilt dies zusätzlich bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € sowie für nicht formatkonforme EDI-Verfahren. Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung befreit, müssen sie aber empfangen können.[1]
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann, gewährleistet werden (§ 14 Abs. 3 UStG).
Beim innerbetrieblichen Kontrollverfahren gleicht der Unternehmer mit Hilfe der EDV oder manuell die Rechnung mit seinen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellschein, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) ab, um sicherzustellen, dass eine Zahlungsverpflichtung besteht und nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung er verpflichtet ist. Kommt der Unternehmer nach dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren zu dem Ergebnis, dass die Rechnung insbesondere hinsichtlich Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger zutreffend ist, kann angenommen werden, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind (A 14.4 Abs. 6 Satz 4 UStAE). Wird eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.
Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 UStG):
- für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind;
- für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (z. B. an den Hoheitsbereich einer Gemeinde);
- für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger.
Eine Rechnung kann auch vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers auch von einem Dritten ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 5 bis 7 UStG).
Eine Rechnung muss laut § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:
- jeweils den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer und/oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. [2] Wurde dem leistenden Unternehmer keine USt-IdNr. erteilt, ist zwingend die erteilte Steuernummer anzugeben. Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Leistungsempfängers anzugeben (A 14.5 Abs. 5 Satz 2 und 6 UStAE). In Organschaftsfällen ist die dem Organträger erteilte USt-IdNr. bzw. Steuernummer anzugeben (A 14.5 Abs. 7 UStAE).
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer). Die Abfolge der Rechnungsnummern muss nicht zwingender Weise lückenlos sein (A 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE). Bei Verträgen über Dauerleistungen genügt es den Anforderungen, wenn die Verträge eine einmalige Nummer enthalten (A 14.5 Abs. 12 UStAE). In den Fällen des Gutschriftsverfahrens wird die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller vergeben (A 14.5 Abs. 13 UStAE). Bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweisen nach § 34 UStDV kann auf eine fortlaufende Nummer verzichtet werden.
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Die Bezeichnung der abgerechneten Leistung muss Art und Umfang so konkret erkennen lassen, dass die Leistung leicht und eindeutig nachprüfbar ist. Eine pauschale Angabe wie „Winterdienst“ genügt nicht, wenn mehrere Leistungsarten, Flächen oder Zeiträume in Betracht kommen. Erforderlich sind je nach Fall insbesondere Angaben zu Leistungszeitraum, Einsatzbereich und Umfang; die Feststellungslast für die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs trägt der Leistungsempfänger.[3]
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Anzugeben ist jedenfalls der Kalendermonat, in dem die Lieferung oder die sonstige Leistung ausgeführt wird (§ 31 Abs. 4 UStDV). Stimmt das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung überein, reicht eine Angabe wie z.B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ aus. In den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG (Vereinnahmung des Entgelts vor Ausführung der Leistung) muss die Rechnung den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts enthalten, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Die vereinbarten Minderungen des Entgelts (z.B. „2% Skonto bei Zahlung binnen 14 Tage“) sind anzugeben, aber nicht unbedingt betragsmäßig zu beziffern.
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers. Der leistende Unternehmer ist bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück verpflichtet, in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass ein nichtunternehmerischer Leistungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat. Ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ist nicht erforderlich, wenn es sich bei der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung um eine Bauleistung i.S.d. § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG an einen anderen Unternehmer handelt, für die dieser die Umsatzsteuer schuldet, oder mit einer Kleinbetragsrechnung i.S.d. § 33 UStDV abgerechnet wird (A 14.5 Abs. 23 Satz 3 UStAE).
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG die Angabe „Gutschrift“.
In den Fällen des § 10 Abs. 5 UStG sind die Nr. 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4 UStG) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. Unternehmer, die die Durchschnittsbesteuerung (§ 24 Abs. 1 bis 3 UStG) anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt.
§ 14a UStG regelt als Ergänzung zu § 14 UStG weitergehende Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen. Die Regelungen des § 14 UStG, insbesondere die Pflichtangaben einer Rechnung, bleiben grundsätzlich anwendbar. Als besondere Fälle gelten:
- sonstige Leistungen i.S.d. § 3a Abs. 2 UStG, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 1 und Abs. 5 Satz 1 UStG schuldet. Führt ein im Inland ansässiger Unternehmer einen Umsatz in einem anderen Mitgliedstaat aus, ist er zur Ausstellung einer Rechnung mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ verpflichtet, wenn die Steuer in dem anderen Mitgliedstaat von dem Leistungsempfänger geschuldet wird und keine Gutschrift gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vereinbart worden ist. Führt der Unternehmer eine sonstige Leistung i.S.d. § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat aus, so ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, auszustellen. In dieser Rechnung sind die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben.
- Lieferungen i.S.d. § 3c UStG. Der Unternehmer ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.
- innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG). Eine Rechnung ist bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, zu erteilen. In der Rechnung sind auch die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben. Auf die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen (§ 4 Abs. 1 Buchst. b UStG) ist hinzuweisen. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht nur, wenn der Abnehmer ein Unternehmer ist, der den Gegenstand der Lieferung für unternehmerische Zwecke erworben hat, sondern selbst dann, wenn die innergemeinschaftliche Lieferung an eine juristische Person (z.B. jPdöR) erfolgt, die entweder kein Unternehmer ist oder den Gegenstand der Lieferung für ihren nichtunternehmerischen Bereich erworben hat (A 14a.1 Abs. 4 Satz 2 und 3 UStAE).
- innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge (§§ 2a, 6a UStG). Die in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale müssen in einer Rechnung enthalten sein. Die Lieferung muss bis zum 15. Tag des Folgemonats in Rechnung gestellt werden.
- Fälle der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG). Eine Ausstellung der Rechnung mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist verpflichtend. Zulässig wären ebenso Formulierungen anderer EU-Amtssprachen wie z.B. „Reverse charge“. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG wird nicht angewendet.
- Besteuerung von Reiseleistungen (§ 25 UStG). Die Rechnung hat die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ zu enthalten. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG) findet keine Anwendung.
- Differenzbesteuerung (§ 25a UStG). Die Rechnung muss die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ enthalten Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG) findet keine Anwendung; dementsprechend entfällt beim Leistungsempfänger ein Vorsteuerabzug.
- innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte (§ 25b UStG). Auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers ist hinzuweisen. Dabei sind die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben. Die Vorschrift über den gesonderten Steuerausweis in einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG) findet keine Anwendung.
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